Офис-менеджер

Должность: Офис-менеджер; по совместительству ответственный за ВУР (воинский учёт)
Основные задачи. Делопроизводство: Документооборот: приём и первичная обработка входящих документов, приём и обработка исходящих документов, передача документов внутри организации, электронный документооборот, регистрация документов, контроль исполнения документов, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, экспертиза ценности документов, подготовка и передача документов в архив, работа с конфиденциальными документами; оформление реквизитов организации, бланки документов организации; Подготовка приказов и распоряжений внутри организации. Написание, составление, а так же приём и регистрация входящих внутри организации служебных записок. Деловая переписка: составление информационных писем, сопроводительных писем, писем- поздравлений, гарантийных писем. Переписка по электронной почте.
Ответственный за ВУР: обязанности: ведение воинского учёта призывников и военнообязанных, содействие с военными комиссариатами в осуществлении воинского учёта граждан по месту жительства или по месту пребывания. Определение, кто из граждан РФ подлежит постановке на воинский учет по месту работы; ведение и хранение личных карточек работников, поставленных на воинский учет; оповещение работника о необходимости лично явиться в военкомат по месту жительства (для уточнения сведений или при отсутствии отметки о постановке на воинский учет) и обеспечивать ему возможность своевременно прибыть к месту, указанному военкоматом; сверять сведения о воинском учете, содержащиеся в личных карточках, с данными в документах воинского учета работников; вносить в личные карточки сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения, организации, должности, места жительства или временного пребывания, состояния здоровья работников, состоящих на воинском учете.
Обязанности: обеспечение жизнедеятельности офиса, а так же всей фабрики в целом (количество работников 750чел.): канцтовары, штемпельная продукция, одноразовая посуда, контроль за исправностью оргтехники, питьевая вода (расчёт необходимого количества), контроль за уборкой офиса и помещения производства. Функции диспетчера: обеспечение своевременной подачи транспорта для работников на фабрику и с фабрики. В связи с удалённостью фабрики от города выполняла функции курьера. Проведение различных опросов среди работников фабрики( в целях улучшения бытовых условий). Приём звонков, распределение их по внутренним телефонам; приём/ отправка факса. Приём и регистрация входящих документов и их распределение по подразделениям офиса.
Достижения: Отлаженная работа офиса.

Должность: менеджер call центра.
Основные задачи: приём входящих звонков со всех регионов России, исходящие звонки клиентам организации так же по всем регионам.
Обязанности: консультация по всем интересующим вопросам, касаемых выпускаемой продукции: используемые механизмы, состав набивки, обивочная ткань, точные габариты предлагаемых моделей диванов. По вопросам сервиса: условия доставки, сроки доставки, возможность вызова мастера на дом, консультация по существующим ценам, по ценам во время проведения акций, по вопросам кредитования и рассрочкам. Исходящие звонки клиентам с целью выявления: качества продукции, недочётов в работе продавцов-консультантов в салонах, где представлялась продукция, качество доставки и дальнейшего обслуживания. Занесение собранной информации в программу 1С. Составление отчётов и графиков на базе программы 1С: с какого региона наибольшее количество входящих звонков по акциям( где лучше сработали рекламные отделы), выявление, по количеству входящих звонков с регионов где плохо срабатывает сервисный отдел и экспедиторская служба. Урегулирование спорных и конфликтных вопросов. Составление текстов для донесения до потенциальных клиентов полной информации по предстоящим акциям; составление регламентов работы call центра для подготовки новых операторов.
Достижения: Основываясь на собранные данные-улучшилось качество предлагаемой продукции, улучшилось качество доставки и качество сервиса.